Samþykkt á aðalfundi 21. júní 2021

Samþykktir SOS Barnaþorpanna

1. Nafn og lögheimili

1.1 Félagasamtökin heita SOS Barnaþorpin, hér eftir „samtökin“. Samtökin starfa samkvæmt lögum nr. 119/2019, um félög til almannaheilla sem starfa yfir landamæri.1.2 Lögheimili samtakanna er Hamraborg 1, 200 Kópavogur, Ísland.

2. Eðli og tilgangur samtakanna

2.1 Samtökin eru óopinber og ópólitísk frjáls félagasamtök sem starfa óháð trúfélögum og eru ekki rekin í hagnaðarskyni. Tilgangur samtakanna er að vinna að félagslegri framþróun og starfa þau eingöngu í þágu almennings og þá einkum að hagsmunum þeirra barna og ungmenna sem eiga í hættu að verða aðskilin frá foreldrum sínum eða eru það nú þegar. Þá styðja samtökin einnig við brothættar fjölskyldur og þau sem þarfnast hjálpar vegna náttúruhamfara eða stríðsreksturs. Allir sjóðir samtakanna og tekjuafgangur skulu nýttir til samræmis við tilgang samtakanna.

2.2 Samtökin vinna að tilgangi sínum með fjáröflunum og auglýsingaherferðum og taka á móti fjárframlögum í formi styrkja og framlaga frá opinberum aðilum, einstaklingum og fyrirtækjum sem og félagsgjöldum sem nýtt eru til að styrkja samtökin.
Sjóðir samtakanna skulu eingöngu notaðir til að vinna að þeim tilgangi sem mælt er fyrir um í samþykktum þessum. Samtökin eru aðili að alþjóðasamtökunum SOS Children’s Villages International og fylgja reglum og skyldum þess.

3. Félagsaðild og félagsgjöld

3.1 Til að gerast félagi að samtökunum þarf að leggja skriflega umsókn fyrir stjórn samtakanna. Stjórn samtakanna samþykkir eða hafnar umsókninni á grundvelli þeirra skilyrða sem sett eru fram í samþykktum þessum. Samtökin skulu halda félagaskrá yfir alla félaga samtakanna.

3.2 Allir einstaklingar sem styrkja mánaðarlega starf samtakanna, og hafa gert í a.m.k. sex mánuði, geta orðið félagar í samtökunum.

3.3 Stjórn samtakanna getur ákveðið að víkja félaga úr samtökunum sé ákvörðunin tekin af 2/3 hluta stjórnar. Aðeins er heimilt að taka slíka ákvörðun hafi félagi brotið gegn ákvæðum samþykkta þessara eða öðrum bindandi leiðbeiningum sem gefnar eru út af samtökunum eða ef félagi skaðar samtökin og/eða SOS Children’s Villages International eða orðspor þess. Þegar tekin er ákvörðun um brottvikningu skal ákvörðunin tilkynnt félaga skriflega. Ákvörðunin öðlast strax gildi. Félagi getur innan mánaðar krafist þess að brottvikning sé borin undir stjórn og hún endurskoðuð af stjórn samtakanna.

3.4 Hafi félagi ekki greitt félagsgjald og/eða styrktargjald í meira en 6 mánuði frá gjalddaga lítur stjórn samtakanna svo á að félagi hafi sagt sig úr samtökunum.

3.5 Skilyrði fyrir því að vera félagi eða gerast slíkur er að félagi/umsækjandi sé ekki í skuld við samtökin. Félagsgjöld eru ákveðin á aðalfundi að fenginni tillögu stjórnar samtakanna og skulu þau vera sanngjörn.

4. Réttindi og skyldur félaga

4.1 Félagar eiga rétt á að vera viðstaddir á aðalfundi, þar sem þeir geta nýtt félagsleg réttindi sín.

4.2 Allir félagar, aðrir en starfsmenn samtakanna, eiga rétt á að kjósa um stjórn samtakanna og gefa kost á sér til setu í stjórn samtakanna. Hefur hver félagi eitt atkvæði.

4.3 Allir félagar eiga rétt á að fá ársskýrslu, þar með talið reikningsskil samtakanna og einnig fundargerðir aðalfundar, sem og gildandi samþykktir.

4.4 Öllum félögum er skylt að vinna að hagsmunum samtakanna og SOS Children’s Villages International og skulu forðast allar athafnir sem geta verið skaðlegar fyrir samtökin og tilgang þess.

4.5 Allir félagar skulu virða ákvæði samþykkta þessara og virða ákvarðanir og ráðstafanir sem teknar og/eða gerðar eru af stjórn samtakanna og á aðalfundi.

5. Lögaðilar

5.1 Lögaðilar samtakanna eru aðalfundur og stjórn samtakanna.

6. Aðalfundur

6.1 Til aðalfundar skal boða með sannanlegum og lögmætum hætti og með tveggja vikna fyrirvara hið minnsta. Dagskrá fundarins skal vera meðfylgjandi fundarboði.
Aðeins er hægt að taka ákvarðanir um þau mál sem tilgreind eru í fundarboði.

6.2 Heimilt er að halda aðalfund rafrænt sé þess þörf.

6.3 Á aðalfundi samtakanna skal kjósa endurskoðanda. Skal endurskoðandi endurskoða ársreikninga samtakanna í samræmi við alþjóðlega endurskoðunarstaðla fyrir hvert starfsár og skila endurskoðunarskýrslu. Endurskoðanda má ekki kjósa úr hópi stjórnarmanna eða starfsmanna samtakanna. Stjórn samtakanna leggur fram endurskoðaða ársreikninga og starfsskýrslu fyrir aðalfundinn.

6.4 Dagskrá aðalfundar skal vera sem hér segir:

  • 1. Skýrsla stjórnar
    2. Reikningar lagðir fram til samþykktar
    3. Lausn stjórnar og annarra ábyrgða
    4. Kosning stjórnar og varamanna
    5. Kosning endurskoðanda
    6. Ákvörðun um breytingar á samþykktum
    7. Ákvörðun félagsgjalds
    8. Önnur mál

6.5 Aðalfundur samtakanna skal haldinn árlega á fyrri hluta ársins. Aðeins félagsmönnum er heimilt að sækja fundinn. Stjórn samtakanna er þó heimilt að bjóða utanaðkomandi aðilum á fundinn. Framkvæmdastjóri og endurskoðandi samtakanna eru skyldugir til þess að sækja aðalfund.

6.6 Stjórn samtakanna getur á hverjum tíma boðað til aukaaðalfundar.

6.7 Berist stjórn samtakanna skrifleg beiðni frá framkvæmdastjóra/ fjármálastjóra samtakanna um aukaaðalfund skal stjórnin boða til fundarins innan fjórtán daga. Meðfylgjandi beiðni um aukaaðalfund skulu vera upplýsingar um þau málefni sem taka á fyrir á fundinum.

6.8 Til aukaaðalfundar skal boða með sama hætti og til aðalfundar.

6.9 Ályktun aðalfundar skal samþykkt með einföldum meirihluta gildra atkvæða.

6.10 Framkvæmdastjóri undirbýr fundarefni og kynnir málefni á fundinum.

7. Stjórn

7.1 Æðsta vald í málefnum samtakanna er í höndum stjórnar. Stjórn samtakanna er skipuð þremur mönnum; stjórnarformanni, varaformanni og stjórnarmanni og skal hvort kyn eiga fulltrúa í stjórn.
Stjórn samtakanna ber ábyrgð á að skipuleggja starfsemi samtakanna. Fjármagn samtakanna skal nýtt í samræmi við reglur og tilgang samtakanna samkvæmt 2. gr.
Hvert ár skal nýr stjórnarmaður kosinn á aðalfundi. Aðeins félagar samtakanna geta orðið stjórnarmenn.
Varamenn, framkvæmdastjóri og fjármálastjóri sitja fundi stjórnar og eru án atkvæðisréttar.

7.2 Stjórnarmenn eru kosnir til þriggja ára í senn. Árlega er kosinn einn stjórnarmaður, nema stjórnarmaður láti af störfum, er þá einnig kosið um sæti fráfarandi stjórnarmanns það sem eftir er af kjörtímabili hans. Stjórnarseta er takmörkuð við þrjú kjörtímabil. Ef ekki eru nýir frambjóðendur, getur fráfarandi stjórnarmaður setið fjórða kjörtímabilið.

7.3 Ár hvert skal á aðalfundi kjósa einn varamann og skal hlutfall hvors kyns ekki vera lægra en 40% samanlagt fyrir stjórnarmenn og varamenn. Varamenn eru tveir og eru kosnir til tveggja ára í senn.

7.4 Stjórnin kýs sér formann og varaformann á fyrsta fundi eftir aðalfund. Hæfur er hver sá stjórnarmaður sem hefur stjórnunarreynslu. Hann/ hún ber ábyrgð á:

  • 1. að boða til aðalfundar og stýra fundinum.
    2. að boða til stjórnarfundar og stýra fundinum.

7.5 Stjórn samtakanna skal funda eins oft og þörf krefur en að lágmarki fjórum sinnum á ári. Stjórnarformaður skal boða skriflega til fundarins. Í fjarveru formanns skal varaformaður boða til fundar, með að minnsta kosti viku fyrirvara. Þriðjungur stjórnarmanna getur óskað eftir að stjórnarformaður boði til aukafundar. Með beiðninni skal að fylgja fundarefni.

7.6 Að því leyti sem ekki er mælt fyrir um annað í samþykktum þessum, skal einfaldur meirihluti greiddra atkvæða ráða úrslitum um þær ákvarðanir sem teknar eru af stjórn samtakanna. Verði atkvæði jöfn skal atkvæði stjórnarformanns ráða úrslitum en í fjarveru formanns skal atkvæði varaformanns ráða úrslitum.

7.7 Stjórn samtakanna skipar framkvæmdastjóra, tekur stjórnunarákvarðanir og samþykkir grundvallarstefnu samtakanna sem lögð er fyrir aðalfund. Stjórn samtakanna veitir einnig framkvæmdastjóra heimild til þess að koma fram fyrir hönd samtakanna í verkefnum sínum.

7.8 Stjórn samtakanna er heimilt að setja á fót ráðgjafaráð sem ráðleggur stjórn samtakanna og starfsfólki.

7.9 Stjórn skal sjá til þess að nægilegt eftirlit sé með bókhaldi félagsins og ber ábyrgð á að semja ársreikning fyrir hvert reikningsár ásamt framkvæmdastjóra.

7.10 Stjórn samtakanna er heimilt að bjóða fulltrúa frá SOS Children’s Villages International á fundi sína.

8. Framkvæmdastjóri

8.1 Framkvæmdastjóri er skipaður af stjórn samtakanna.

8.2 Framkvæmdastjóri framkvæmir þær ákvarðanir sem stjórn samtakanna tekur og teknar eru á aðalfundi. Hann/hún skal upplýsa stjórnina reglulega um starfsemi og þróun mála innan samtakanna.

8.3 Framkvæmdastjóri hefur umsjón með notkun fjármuna samtakanna innan ramma árlegrar fjárhagsáætlunar sem samþykkt er af stjórn samtakanna.

8.4 Framkvæmdastjóri ber ásamt stjórn ábyrgð á gerð, skilum og birtingu ársreiknings fyrir hvert reikningsár.

8.5 Framkvæmdastjóri sér um daglegan rekstur samtakanna og ræður aðra starfsmenn þeirra.

8.6 Verði samtökin lögð niður skal framkvæmdarstjóri sjá um framkvæmdina ásamt stjórn samtakanna.

9. Breytingar á samþykktum

9.1 Samþykktum þessum má breyta og endurskoða á aðalfundi og skal sú ákvörðun tekin með 2/3 hlutum greiddra atkvæða. Samþykktirnar öðlast gildi eftir staðfestingu frá SOS Children’s Villages International.

9.2 Breytingartillögur á samþykktum skulu sendar stjórn samtakanna að minnsta kosti fjórum vikum fyrir aðalfund. Stjórn samtakanna skal senda tillögurnar til félaga að minnsta kosti tveimur vikum fyrir aðalfund.

10. Slit

10.1 Heimilt er að leggja niður samtökin á aðalfundi ef einfaldur meirihluti félaga er viðstaddur og ákvörðunin er samþykkt með minnst 2/3 greiddra atkvæða. Ákvörðunin um að leggja samtökin niður verður að vera tilgreind sérstaklega í fundarboði félaga með fjögra vikna fyrirvara hið skemmsta.

10.2 Verði samtökin lögð niður skulu stjórnarformaður og framkvæmdarstjóri sjá um allar nauðsynlegar ráðstafanir og framkvæmdir. Öllum eignum samtakanna skal ráðstafað í samræmi við þær leiðbeiningar sem gefnar hafa verið út af framkvæmdastjóra SOS Children’s Villages International og stjórn samtakanna og færðar yfir til SOS Children’s Villages International.

11. Almenn ákvæði

11.1 Þar sem ákvæði þessa samþykkta segja ekki til um hvernig með skuli farið skal hlíta ákvæðum laga nr. 119/2019, um félög til almannaheilla með starfsemi yfir landamæri, svo og öðrum lagaákvæðum er við geta átt.